个人信息收集声明 - Toppan Merrill有限公司 - 常规

个人信息收集声明简介

本个人信息收集声明（以下简称'声明'）说明了Toppan Merrill有限公司（以下简称'公司'/'我们'/'我们的'）如何收集、存储、处理和传输您的个人数据（无论是在香港还是国外）。
在本声明中， a. '个人数据'指任何数据：（a）直接或间接与一个活着的个人有关；（b）可以直接或间接确定个人身份；（c）以可实现对数据的访问或处理的方式呈现； b. '集团'指公司直接或间接控制的所有公司、企业、组织或其他机构：（i）直接或间接受公司控制；或（ii）直接或间接控制公司；或（iii）直接或间接由也直接或间接控制公司的第三方控制；或（iv）公司的子公司、子公司、附属公司或控股公司，以及此类公司、企业、组织或其他机构的任何继承人和/或受让人。目的
在您加入公司之前和在您与我们的雇佣期间，我们可能会收集您的个人数据，包括（但不限于）： a. 您的个人详细信息（例如您的姓名和称号、出生日期、性别、个人联系方式，包括家庭地址、个人电子邮件地址和/或电话号码，您的工作和教育经历，包括资格、求职和简历，推荐人，犯罪记录历史和确认您在香港工作的信息，您的身份证件类型和号码，您在公司的职务，您的工作地址，工作电子邮件地址和/或电话号码）； b. 与您的工资、奖金、公积金和其他福利有关的数据（例如您的工资、奖金和福利的详细信息，公积金，银行账户，工资单记录和税务状况信息，我们向您支付的任何款项的详细信息，包括加班工作的付款，任何请假的详细信息，包括病假、休假和特殊休假，与产假、陪产假有关的详细信息和相关文件以及您的赔偿历史）； c. 与您的绩效和培训有关的信息（例如您的培训历史和发展需求的数据，您的纪律记录，包括与任何调查、听证会、警告和采取的行动有关的任何文件，与您提出的任何投诉有关的记录，与您可能是当事人或证人的任何调查的记录）； d. 与监控有关的信息（例如您的安全通行证号码，您的IP地址和与您用于访问我们的系统或进行业务沟通的浏览器或设备有关的信息，关于您是否打开我们发送给您的电子邮件或点击其中任何链接的信息，关于您使用我们的电话（移动电话、语音信箱和短信），以及我们的电子邮件和其他消息系统的信息，关于您访问和使用我们的网络、系统和设施的信息，包括您的浏览历史，在我们办公大楼的闭路电视录像中的您的画面）； e. 与您的健康和福祉以及其他特殊类别的数据有关的数据（例如与您的身体或心理健康相关的数据（包括但不限于疫苗记录、医疗报告和其他类似文件），如果您在工作中发生事故的记录，任何桌面审查、访问要求或合理调整的详细信息，以及您为平等机会监测目的提供的数据）。
这些数据直接从您那里收集，或者从其他来源收集。这些其他来源可能包括：招聘顾问或招聘机构，推荐人，可能包括您的前雇主或同事，政府部门，监管机构，公积金管理员，员工福利提供者或公开可得的来源。
我们将使用上述个人数据的一个或多个目的： a. 处理您的就业申请，包括对您以前的雇主进行背景调查和参考验证； b. 人力资源管理目的，例如人员配备和培训，监督，绩效评估，晋升，调动，派驻，员工福利和权益的确定、审查和管理，薪水、激励、奖金和其他支付的管理；缺勤管理；纪律程序； c. 监督遵守公司的内部政策、规则和指导方针；进行与公司政策、规则和指导方针以及/或适用法律法规的遵守有关的调查；向公司及其代理商和服务提供商报告任何违规行为； d. 集团内的沟通和人力资源管理； e. 向未来雇主提供与您的就业相关的推荐； f. 与养老金或退休计划支付有关的事项； g. 在需要遵守适用法律和/或法规的情况下进行； h. 推广和营销公司，并促进公司内的任务分配； i. 根据公司客户的合理要求提供员工信息，特别是为了使其能够履行其法律和监管义务； j. 如果公司的客户请求有关您的资格、能力、经验和/或背景的信息，以执行与您的职责相关的任务或履行任何职能，您同意您的个人数据可能会提供给该客户； k. 编制统计信息和员工概况； l. 根据我们的合法利益管理和保护我们的业务利益及我们的法律、专业或监管权益的需要； m. 与上述有关的任何附带目的；以及 n. 您可能不时同意的任何其他目的。个人数据的传输
在符合适用法律的规定和上述目的的情况下，您的个人数据将保密，但可能会在香港境内和境外进行转移。在这方面，您同意将您的个人数据转移到： a. 集团内的一家或多家公司的适当人员，无论在本地还是海外； b. 为集团内的任何公司提供行政、电信、计算机或其他服务的任何代理人、承包商或第三方，无论在香港还是海外，这些代理人、承包商或第三方对我们有保密义务，如外部审计师、热线管理员、法律顾问、医疗从业者、受托人、保险公司、精算师以及公司或集团内的任何公司任命的顾问/代理人以规划、提供和/或管理员工福利； c. 寻求雇员推荐的人员； d. 香港或海外的任何政府部门或相关政府或监管机构，例如香港税务局和劳工署，如果法律规定或为了保护我们的合法利益（在这种情况下，您同意将您的个人数据转移到香港以外，如果必要）； e. 公司全部或部分业务的任何实际或拟议的购买者，或者在任何合并、收购或其他公开招股的情况下，公司的股票购买者或认购者及其顾问； f. 以公司营销材料和/或目录的形式的第三方，这些材料和/或目录可能在线或以其他方式发布，识别关键管理人员、高级员工及其秘书、助理和支持人员的姓名、办公室电话号码、电子邮件地址和其他联系方式，以用于宣传和/或管理目的； g. 公司的任何客户，如果他们请求有关您的资格、能力、经验和/或背景的信息，以执行与您的职责相关的任务或履行任何职能； h. 用于与您在集团内任何公司就业/未来就业直接相关的任何目的；以及/或 i. 用于您可能不时同意的任何其他目的。我们将保留您的个人数据多长时间？
我们将保留您的个人数据，直到不再需要用于我们收集和处理它的目的为止。我们将通过考虑个人信息的量、性质和敏感性、未经授权使用或披露您的个人信息可能造成的损害风险、我们收集和处理您的个人数据的目的，以及我们是否可以通过其他方式实现这些目的来确定您的个人数据的适当保留期限。我们也需要根据法律或为了遵守我们的监管义务保留某些数据。个人数据的安全
您的个人数据在未使用时将安全存储，对您的个人数据的访问将严格控制和/或位于限制区域内。访问和更正个人数据
您有权要求访问我们持有的您的个人数据，获取数据的副本，以及更正任何不准确的个人数据。
关于访问和更正您的个人数据的请求应以书面形式发送到：人力资源部香港中环皇后大道中15号置地广场，遮打大厦7楼
公司提供访问个人数据的义务应以《个人资料（私隐）条例》中规定的拒绝权和豁免权为准。
为了抵消我们遵守您的数据访问请求的行政和实际成本，我们可能会收取合理的费用。感谢您阅读本个人数据收集声明。请在下面签署、注明日期并用大写字母填写您的姓名，以表明您理解并接受本政策。签名：姓名：日期：最后更新日期：2023年8月15日