业务招待費用報銷ガイドライン - 東風汽車グループ株式会社 - 常规

業務招待費用報銷ガイドライン

第一章総則

第一条目的 中央八項規定精神及び『会社公務接待管理辦法』関連規定に基づき、業務招待費用の報銷管理を更に規範化するとともに、会社の業務招待の実際状況を踏まえ、各部門が法令遵守かつ効率的に業務招待費用を報銷できるように、本ガイドラインを制定する。

第二条適用範囲 本ガイドラインは、東風汽車グループ株式会社に適用する。

第三条原則 各部門は、国内業務招待と外事業務招待の原則を堅持し、必要に応じて業務招待費用の発生を合理的に計画する。

第二章管理規定

第四条業務招待の定義・分類・招待等級

(一) 会社の業務招待とは、会社の生産経営業務の必要性から、顧客、合資協力会社、その他の外部関係者を招待する管理活動を指し、主に連絡、迎送、宴請、招待用車、宿泊、記念品贈呈などの活動を含む。

(二) 会社の業務招待は、来訪者の国籍関係によって、国内業務招待と外事招待に分類される。

(三) 会社の国内業務招待は、来訪者の目的によって、商務招待、その他の公務招待、内部業務招待に分類される。

会社の商務招待とは、会社が商業交渉や商業協力において、会社との経済的な往来や業務協力関係を持つ者を招待する活動のことである。商務招待の対象には、党政軍機関職員、その他の中央企業本社職員は含まれない。

来訪賓客の重要度と会社の業務との関連性の緊密性に基づき、会社の商務招待は A、B、C の三段階に分類される。

A 段階は、主に会社の発展と強い関連性があり、重要度が高い賓客を招待するもので、来訪目的は会社の長期的な発展、戦略的配置などの重要事項を対象とする。賓客は一般的に関連機関の主要リーダーである。
B 段階は、主に会社の業務と強い関連性があり、重要度が高い賓客を招待するもので、来訪目的は会社の業務発展に関わる重要事項を対象とする。賓客は一般的に関連機関の部門主要リーダーである。
C 段階は、主に会社の業務発展に関連する一般の賓客を招待するものである。

会社のその他の公務招待とは、会社がその他の公務目的で来訪する者を招待する活動のことである。

来訪賓客の重要度に基づき、その他の公務招待は A、B の二段階に分類される。

A 段階は、主に重要な賓客を招待するもので、訪問目的は検査指導、評価受領、見学交流などである。
B 段階は、主に一般の賓客を招待するもので、訪問目的は見学考察、情報交流などである。

会社の外事招待等級は、商務招待等級に準ずる。
会社の内部業務招待とは、東風汽車グループ株式会社内の関連機関、会社職員などが、会社の各機関または相互に会議に出席する場合、考察調査、検査指導、学習交流などの公務活動を行う場合を指す。

第五条業務招待費用の申請と承認

(一) 業務招待費用の申請は事前に実施する必要があり、『業務招待費用申請表』を記入し、申請者の所属部門で審査する。商務招待費用の申請は、申請者の所属部門責任者によって審査される。その他の公務招待費用の申請は、申請者の所属部門責任者または委任を受けた者によって審査される。外事招待費用の申請は、申請者の所属部門責任者によって審査される。

(二) 業務招待費用の申請には、招待対象、招待日時、招待場所、招待内容、費用予算などの情報を明確に記載し、関連する証明書類を提出する必要がある。

(三) 業務招待費用の承認は、会社の内部承認手続きに従って実施する。承認権限は、会社が規定した関連職務の責任者によって決定される。

(四) 商務招待費用が 5,000 元を超える場合は、会社のリーダーの承認を得る必要がある。

(五) 業務招待費用の申請と承認の記録は、適切に保管し、必要に応じて確認できるようにする。

第三章費用精算管理

第六条業務招待費用の精算

(一) 業務招待費用の精算は、会社の関連規定に従って実施する。『業務招待費用精算申請表』を記入し、関連する費用領収書、証拠書類などを添付する必要がある。

(二) 業務招待費用の精算は、遅滞なく実施する。

(三) 商務招待費用が 5,000 元を超える場合は、会社のリーダーの承認を得てから精算を行う必要がある。

(四) 業務招待費用の精算は、申請者の所属部門で審査した後、財務部門で承認と支払いを処理する。

第七条業務招待費用の監督と検査

(一) 会社の各部門は、業務招待費用の監督と検査を強化し、費用の合理性と法令遵守を確保する。

(二) 財務部門は、定期的に業務招待費用を監査し、問題があれば、速やかに処理し、上長に報告する。

第八条処罰措置

本ガイドラインに違反し、業務招待費用を不正に使用した場合は、会社の関連規定に基づいて処理される。処理には、警告、業績給の減額、懲戒処分などが含まれるが、これらに限定されない。