行政专员工作职责及流程

一、职责

负责公司行政事务，包括但不限于：接待来访客人、接听电话、管理公司文档、协调各部门工作、处理日常行政事务等。
管理公司固定资产，负责固定资产的购置、维护、清点、报废等工作。
组织公司各种会议，包括但不限于：制定会议议程、会议室布置、会议记录等。
安排公司员工出差事宜，包括但不限于：预订机票、酒店、车辆等，制定出差计划，跟进出差进展情况等。
维护公司与外部机构、客户、供应商等的良好关系，协调沟通，解决问题。
负责公司员工考勤管理，包括但不限于：签到、签退、请假、加班等事宜。
协助公司招聘、培训等人力资源工作。

二、工作流程

接待来访客人
- (1) 接听来访客人电话，了解来访事由及要求。
- (2) 安排接待人员及时间，并通知相关人员。
- (3) 准备接待区域，包括但不限于：接待室、茶水、文件资料等。
- (4) 接待来访客人，并引导其进入会议室或办公区域。
- (5) 接待结束后，整理接待区域。
管理公司固定资产
- (1) 制定公司固定资产管理制度，包括但不限于：购置、维护、报废等规定。
- (2) 对公司固定资产进行登记，包括但不限于：资产名称、品牌、型号、购置时间、购置金额等。
- (3) 制定资产维护计划，定期检查维护固定资产。
- (4) 处理固定资产报废，包括但不限于：制定报废程序、填写报废表、销毁报废资产等。
组织公司会议
- (1) 制定会议议程，包括但不限于：会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容等。
- (2) 安排会议室，并进行布置，包括但不限于：桌椅、投影仪、饮品、文件资料等。
- (3) 通知参会人员，确认参会人员是否能够按时参加会议。
- (4) 记录会议内容，包括但不限于：会议决议、问题、建议等。
- (5) 整理会议记录并保存，以备后续参考。
安排员工出差
- (1) 了解出差事宜，包括但不限于：出差时间、地点、交通工具、住宿等。
- (2) 根据出差事宜，预订机票、酒店、车辆等。
- (3) 制定出差计划，包括但不限于：行程安排、工作计划、联系人等。
- (4) 跟进出差进展情况，及时解决出差中遇到的问题。
维护公司与外部机构、客户、供应商等的良好关系
- (1) 建立外部机构、客户、供应商等的联系名单。
- (2) 定期与外部机构、客户、供应商等进行联系，了解其需求及意见。
- (3) 及时解决外部机构、客户、供应商等提出的问题。
负责公司员工考勤管理
- (1) 制定员工考勤管理制度，包括但不限于：签到、签退、请假、加班等规定。
- (2) 负责员工考勤记录，包括但不限于：签到表、签退表、请假表、加班表等。
- (3) 定期对员工考勤记录进行总结及统计，形成考勤报表。
协助公司招聘、培训等人力资源工作
- (1) 根据公司招聘计划，发布招聘信息，并对应聘者进行筛选、面试等工作。
- (2) 协助公司进行员工培训，包括但不限于：制定培训计划、安排培训讲师、组织培训等。

三、工作注意事项

工作要细心，认真，对细节要求高。
要有良好的沟通能力，能与各部门及外部人员进行有效沟通。
做事要有计划性，能有序地组织和实施工作。
具备较强的执行能力，能够按时按质地完成各项工作任务。
要有高度的责任心，能够对工作结果承担责任。