函证工作困境及优化建议：提高回函率，规范流程，确保债权确认

近年来，公司函证工作面临诸多挑战，主要体现在以下几个方面：

回函率低: “天健事务所”年度审计发函，反馈回函率极低。营销管理端缺乏对业务端催办函证回函的监督，财务部门也未收到过进度反馈。年审应收发函120份，事务所统计的最新回函份数仅39份。已开票未回款金额的回函相符率仅为15%。即使算上补充发函客户回函，回函份数也仅勉强凑足50份。
营销端审核不严: 营销端转发营销机构发来的函证，来函金额明显不符，却要求财务部门盖不符章并立即寄出。
职责不明确: 客户来函金额与公司余额出现差异时，除财务部外，没有相关制度规定哪些岗位有职责协助对清差异，尤其当客户是按工程或项目名称对账时，财务部门只能四处寻求业务端的援助。
内部对账机制缺失: 客户来函仅限于财务与来函单位进行账务核对，未建立内部及时对账机制。营销台账余额是否与客户余额一致？目前公司缺乏相应的制度规范。
盖章流程不规范: 财务按营销端需求配合发出的对账函，公司办袁主任执行公章用章制度提出财务发出的对账函需营销经办人员及财务部负责人签字方能盖章，内部先将数据对上。营销部张林芝对此提出异议，认为“出具对账函本来就是财务的事，与营销无关，营销仅只是转达业务人员的需求”。
缺乏函证跟踪: 发出的对账函，都只要求急于发出，但是以客户单位特殊为由，99%的发函未见有过回函，也没有反馈进展情况。比如回了款或是差异是多少？既然是要求发函，肯定是要跟客户进行对接，那么对接后的情况如何？是否相符？是否回了款？后面一概没有了追踪及反馈。
收件分散: 目前函证的收件五花八门，有寄给营销端的，有寄给财务的，有寄给证券部的，还有寄给老板的。不利于公司函证归口统一。

今年函证工作与往年对账中新的突破点

因公司客户群体的特殊性，公司发出的年度函证回函率很低，但是当客户给我们发函时，这是我们对清账务的最好时机，此时的客户更愿意配合我们对清账务。

以往来函对账出现差异只能找营销端，或电联业务员，还不一定能配合提供客户对账电话，导致对账工作受阻，差异无从找出。

今年很多事务所的函证制度更加严谨。来函出现差异时通过电联函件上的发函事务所审计人员，审计单位更加愿意配合提供客户财务对账电话，我们可以直接与客户财务建立对账关系，及时找出双方差异，确保公司债权的确认。

但不足点是：

A. 差异的查找营销端无人参与进来，找出来项目差异，目前是财务通知经办人员落实原因。 B. 如果客户单位的审计不在现场，就没法提供电话或是明细账以供核对。

财务针对以上窘境提出解决建议：

加强营销管理端对函证回函的监督: 建立催办机制，确保回函率达到预期水平。
建立明确的函证审核流程: 对来函金额与余额差异大的函证进行审查，并明确不符章的函证处理方式。
制定相关制度规定: 明确哪些岗位有职责协助对清差异。
建立内部及时对账机制: 确保营销台账余额与客户余额一致，并制定公司制度规范。
营销部和财务部负责人应共同签字盖章: 确保函证的准确性和合法性。
建立函证跟踪及反馈机制: 确保客户回函情况及进展情况及时追踪和反馈。
对函证的收件进行归口统一: 建立函证管理系统，确保函证工作的高效性和规范性。

以上建议旨在加强函证工作的管理和监督，确保函证工作的顺利开展，提高函证工作的效率和质量。