函证工作困境及解决方案：提高回函率，规范流程，保障债权

近年来，公司函证工作面临着诸多困境，例如：

'天健事务所'年度审计发函，反馈回函率极低。营销管理端缺乏对业务端催办函证回函的监督，财务部门也未收到过进度反馈。年审应收发函120份，事务所统计的最新回函份数仅39份。已开票未回款金额的回函相符率仅为15%。即使算上补充发函客户刚好来函的部分，回函份数也才勉强凑足50份。
营销端转发营销机构发来的函证，来函金额明知不符却要求盖不符章马上寄出。
客户来函金额与我司余额出现差异时，目前除财务部外，没有相关制度规定哪些岗位有职责须协助对清差异。尤其是客户是按工程或项目名称对账时，财务只能到处寻求业务端的援助。
客户来函仅只财务与来函单位进行账务核对，未建立内部及时对账机制。营销台账余额是否与客户余额一致？目前没有公司制度规范。
财务按营销端需求配合发出的对账函，公司办袁主任执行公章用章制度提出财务发出的对账函需营销经办人员及财务部负责人签字方能盖章（内部先将数据对上）。营销部张林芝对此有异议，并直言'出具对账函本来就是财务的事，与营销无关，营销仅只是转达业务人员的需求。'
发出的对账函，都只要求急于发出，但是却以客户单位特殊为由，99%的发出未见有过回函，也没有反馈进展情况。比如回了款或是差异是多少？既然是要求发函，肯定是必须要跟客户能进行对接，那么对接后的情况是如何的？是否相符？是否回了款？后面一概没有了追踪及反馈。
目前函证的收件五花八门，有寄给营销端的，有寄给财务的，有寄给证券部的，还有寄给老板的。不利于公司函证归口统一。

今年函证工作与往年对账中新的突破点：

因公司客户群体的特殊性，公司发出的年度函证回函率很低，但是当客户给我们发函时是我们对清账务的最好时机，此时的客户更愿意配合我们对清账务。

以前来函对账有差异只能找营销端，或电联业务员，还不一定能配合提供客户对账电话，导致对账工作受阻，差异无从找出。

今年很多事务所的函证制度更加严谨。来函出现差异时通过电联函件上的发函事务所审计人员，审计单位更加愿意配合提供客户财务对账电话，我们可以直接与客户财务建立对账关系。及时找出双方差异，确保公司债权的确认。

但不足点是：

A. 差异的查找营销端无人参与进来，找出来项目差异，目前是财务通知经办人员落实原因。

B. 如果客户单位的审计不在现场，就没法提供电话或是明细账以供核对。

财务针对以上窘境提出解决建议：

为保障公司资金安全，确保债权实现及为法律途径维权时提供更多的有效凭据。

为统一来函办理口径，所有部门收到的函证，指定营销函证专人进行收发。收到的函件，由营销函证专人负责彩打复印件交至财务办理函证盖章事宜。
建立内部及时对账机制，客户的来函，财务负责与客户对账，但不止是财务要找出与客户差异，营销端必须按合同项目提供台账余额明细或对账结果发邮件反馈给财务部。请求出台相关制度明确对账不止财务的事。营销管理部及业务责任人均有职责协同函证的对账工作。
客户来函不符的请求出台制度内部公示：必须找出差异才能回函。全面调整公司资源，各个部门协同配合，核查函证差异并落实解决形成原因。
业务端要求发出的对账函，财务在与营销部函证责任人进行内部账务核对一致后方能发函。发出的函证营销管理部要定期跟踪对账函发出后的结果。例如：发函的金额客户是否相符？货款是否催回？按月定期向财务发函人汇总反馈发函跟踪结果。

其他建议：

为了提高函证回函率，营销管理部应该建立客户回函的跟踪和反馈机制。每个客户回函后，应及时通知财务，营销管理部和业务责任人，以便及时跟进后续工作。
公司应建立函证归口统一的制度，所有函证都应该寄给指定的部门处理，以避免函证丢失或处理不当等情况的发生。
公司应加强函证工作的培训和管理，确保所有员工都了解函证工作的重要性和流程，并且能够按照公司制度和规范进行函证工作，避免出现失误或疏漏。同时，要建立相应的考核机制，对函证工作的质量和效率进行评估和管理。

通过实施以上建议，相信能够有效解决函证工作中存在的困境，提高函证回函率，规范函证流程，保障公司债权安全。